Privacy Policy Xoladio

Laatst bijgewerkt: 09/09/2025

Bij Xoladio hechten wij veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, met wie wij ze delen en welke rechten jij als betrokkene hebt. Deze Privacy Policy is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

1. Wie zijn wij?

Xoladio is een handelsnaam van:

Wulffaert BV – Xoladio
Kriekmoerstraat 103
9900 Eeklo – België
Ondernemingsnummer: BE0877.672.133
E-mail: info@xoladio.com
Tel: +32 486 05 03 58

Xoladio biedt betaaloplossingen voor evenementen, festivals, sportclubs, stadions en sportcomplexen. Wij zorgen voor cashless betalingen via terminals, NFC-oplossingen en softwareplatformen.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten en het verbeteren van de gebruikservaring. Dit omvat:

• Klant- en bedrijfsgegevens: naam, adres, btw- of ondernemingsnummer, facturatiegegevens, contactgegevens (e-mail, telefoonnummer).

• Gegevens van eindgebruikers: enkel indien gevraagd door een evenement of organisatie: registratiegegevens van bezoekers (zoals naam, e-mailadres, betaalgegevens gekoppeld aan een NFC-bandje of kaart).

• Gegevens via onze website en digitale kanalen: ingevulde contactformulieren, zelfregistraties, nieuwsbriefinschrijvingen, social media interacties.

• Technische gegevens: IP-adres, cookiegegevens en surfgedrag (zie ook paragraaf cookies).

3. Hoe verzamelen wij gegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens op de volgende manieren:

• Via onze website (contactformulier, lead forms, inschrijvingen).

• Via sociale media en zelf sign-ups.

• Via onze betaaloplossingen (terminals, NFC-bandjes en kaarten), wanneer er een registratieprocedure is ingesteld door de organisator.

• Via cookies en vergelijkbare technologieën.

4. Waarom verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoeren van contracten en leveren van onze diensten.

• Facturatie, administratie en klantenbeheer.

• Registratie en verwerking van betalingen.

• Verbeteren van onze producten en diensten.

• Verzenden van nieuwsbrieven, uitnodigingen en marketingcommunicatie (indien toestemming is gegeven).

• Naleven van wettelijke verplichtingen (bv. boekhouding, fiscale verplichtingen).

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit kan zijn:

• Betaalprovider: Viva.com (voor verwerking van betalingen).

• E-mail en marketingtools: MailerLite, WebinarGeek.

• IT-diensten en hostingproviders: Google Cloud en private servers van Xoladio.

• Overheidsinstanties of toezichthouders: wanneer dit wettelijk verplicht is.

Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af om te garanderen dat gegevens veilig en conform GDPR verwerkt worden.

6. Waar slaan wij gegevens op?

Persoonsgegevens worden opgeslagen op:

• Private servers beheerd door Xoladio.

• Google Cloud servers, waarbij de gegevens binnen of buiten de EU kunnen worden opgeslagen. In het geval van doorgifte buiten de EU zorgen wij steeds voor passende beveiligingsmaatregelen conform de AVG.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Facturatie- en administratieve gegevens: wettelijk verplicht 7 jaar.

• Klantcontactgegevens: zolang er een samenwerking is of totdat de klant aangeeft dat deze gegevens niet meer gebruikt mogen worden.

• Eindgebruikersgegevens: worden bewaard tot de eindgebruiker vraagt om deze te verwijderen.

• Nieuwsbriefinschrijvingen: totdat iemand zich uitschrijft.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om de gebruikerservaring te verbeteren. Via onze cookiebanner kan je zelf instellen welke cookies je wel of niet accepteert. Voor meer informatie, zie ons Cookiebeleid.

9. Rechten van betrokkenen

Iedereen wiens gegevens door Xoladio worden verwerkt, heeft volgens de GDPR de volgende rechten:

• Recht op inzage: je kan vragen welke gegevens wij over jou verwerken.

• Recht op correctie: je kan onjuiste gegevens laten verbeteren.

• Recht op verwijdering: je kan vragen dat wij jouw gegevens verwijderen (tenzij wettelijke verplichtingen ons dit verhinderen).

• Recht op beperking van verwerking: je kan verzoeken om minder gegevens te laten verwerken.

• Recht op overdraagbaarheid: je kan je gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen of door ons laten overdragen aan een andere partij.

• Recht op bezwaar: je kan bezwaar maken tegen verwerking van je gegevens, zoals voor marketingdoeleinden.

Om gebruik te maken van deze rechten, kan je ons contacteren via info@xoladio.com.

10. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaarmaking. Dit omvat onder meer encryptie, toegangsbeheer en beveiligde servers.

11. Internationaal gebruik

Aangezien wij samenwerken met Google Cloud en internationale evenementen ondersteunen, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden opgeslagen. Wij zorgen steeds voor passende garanties, zoals standaardcontractbepalingen, om de bescherming van gegevens te waarborgen.

12. Contactgegevens

Voor vragen, opmerkingen of klachten over dit privacybeleid kan je ons bereiken via:

Wulffaert BV – Xoladio
Kriekmoerstraat 103
9900 Eeklo – België
Ondernemingsnummer: BE0877.672.133
E-mail: info@xoladio.com
Tel: +32 486 05 03 58