Algemene Voorwaarden – Wulffaert BV, handelend onder de handelsnaam Xoladio

Versie: 09/09/2025
Partij: Wulffaert BV, Kriekmoerstraat 103, 9900 Eeklo, België, BE0877.672.133, handelend onder de handelsnaam Xoladio (“Xoladio”).

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten, leveringen en diensten van Xoladio. Door een bestelling te plaatsen of een overeenkomst aan te gaan met Xoladio verklaart de Klant zich akkoord met deze voorwaarden.

---

1. Definities

1.1. Xoladio / Leverancier: Wulffaert BV, handelend onder de handelsnaam Xoladio, haar rechtsopvolgers en aangestelden.
1.2. Klant: iedere rechtspersoon of organisatie die een offerte aanvraagt, een bestelling plaatst of een overeenkomst sluit met Xoladio.
1.3. Eindgebruiker: natuurlijke persoon die de betaaloplossingen van Xoladio gebruikt (bv. festivalbezoeker, supporter, lid of deelnemer).
1.4. Overeenkomst: het geheel van afspraken tussen Xoladio en de Klant, bestaande uit (in rangorde): (i) ondertekende offerte/bestelling, (ii) bijzondere voorwaarden of SLA, (iii) deze Algemene Voorwaarden.
1.5. Producten: door Xoladio geleverde of ter beschikking gestelde goederen zoals betaalterminals, kassasystemen, randapparatuur, kiosken, NFC-dragers.
1.6. Diensten: alle door Xoladio geleverde diensten, waaronder (niet-limitatief) softwaretoegang, implementatie, configuratie, support (remote/onsite), monitoring, consultancy en training.
1.7. Pay-per-use: het model waarbij de Klant betaalt per gebruik (per terminal per dag, per event of per transactie).
1.8. Event: de periode (opbouw, live, afbouw) waarin de Klant de oplossingen van Xoladio inzet.
1.9. Overmacht: omstandigheden die buiten de redelijke macht van Xoladio liggen, zoals stakingen, stroomstoringen, pandemieën, cyberaanvallen, storingen bij derde providers.

---

2. Toepasselijkheid

2.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, contracten, leveringen en diensten van Xoladio.
2.2. Algemene voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij schriftelijk aanvaard door Xoladio.
2.3. Indien een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd gelden.

---

3. Offertes en overeenkomsten

3.1. Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld, en steeds vrijblijvend.
3.2. Een overeenkomst komt tot stand na schriftelijke bevestiging door Xoladio of feitelijke uitvoering op verzoek van de Klant.
3.3. Xoladio kan de uitvoering afhankelijk maken van voorschotbetaling, waarborg of kredietcheck.
3.4. Annulatie door de Klant na bevestiging geeft Xoladio recht op vergoeding volgens dit schema:

• 30 dagen voor het event: 25%

• 14-30 dagen:50%

• 7–13 dagen: 75%

• ≤6 dagen of no-show: 100%
  3.5. Geleverde hardware blijft eigendom van Xoladio tot volledige betaling. Bij huur blijft de eigendom steeds bij Xoladio.

---

4. Diensten en producten

4.1. Xoladio levert betaaloplossingen bestaande uit hardware (terminals, kiosken, NFC-dragers) en software (platform, dashboard, integraties).
4.2. Software en intellectuele eigendom blijven steeds eigendom van Xoladio of haar licentiegevers. De Klant verkrijgt enkel een niet-exclusief gebruiksrecht.
4.3. Xoladio kan producten vervangen door gelijkwaardige modellen indien de voorraad dit vereist.

---

5. Gebruik door de klant

5.1. De Klant staat in voor correct en zorgvuldig gebruik van de producten en diensten.
5.2. De Klant mag de oplossingen uitsluitend inzetten voor het overeengekomen event of project.
5.3. Schade, verlies of diefstal van hardware tijdens de huurperiode is steeds voor rekening van de Klant. Vergoedingen volgens de schadewaardelijst zijn binnen 14 dagen verschuldigd.
5.4. De Klant mag geen ongeautoriseerde wijzigingen aanbrengen aan de software of hardware.

---

6. Levering en installatie

6.1. Leveringstermijnen zijn indicatief en niet bindend. Vertraging geeft geen recht op schadevergoeding.
6.2. De Klant moet zorgen voor:

• veilige en continue stroomvoorziening,

• stabiel netwerk of afgesproken fallback,

• beveiligde locatie,

• nodige toegangsrechten voor het team van Xoladio.
  6.3. Indien installatie niet kan plaatsvinden door tekortkomingen van de Klant, behoudt Xoladio het recht de kosten door te rekenen.

---

7. Vergoeding en betaling

7.1. Prijzen – Alle tarieven van Xoladio zijn exclusief btw, taksen en eventuele andere heffingen, tenzij anders vermeld.

7.2. Pay-per-use model – Wanneer de Klant gebruikmaakt van het pay-per-use model (percentage op transacties):

• De commissie van Xoladio wordt rechtstreeks ingehouden op de ontvangen transacties.

• De Klant ontvangt uitbetalingen netto, dus reeds verminderd met de commissie van Xoladio.

• De uitbetalingen gebeuren volgens de overeengekomen frequentie en via de afgesproken betaalprovider (momenteel Viva.com).

7.3. Terminals, NFC-bandjes en andere materialen – Voor hardware en fysieke materialen (zoals terminals, kiosken, NFC-kaarten/bandjes) werkt Xoladio met voorschotfacturen.

• De Klant betaalt een voorschot alvorens levering of reservatie wordt bevestigd.

• Het resterende saldo wordt gefactureerd na levering of na afloop van het event, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7.4. Factuurvoorwaarden – Alle facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld.

7.5. Laattijdige betaling – Bij niet-tijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest verschuldigd van 10% per jaar, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag (met een minimum van €150).

7.6. Indexering – Xoladio mag tarieven jaarlijks indexeren op basis van de evolutie van relevante kosten (personeel, licenties, energie, inflatie).

---

8. Aansprakelijkheid

8.1. Xoladio is enkel aansprakelijk voor directe schade die rechtstreeks voortvloeit uit een bewezen fout, en maximaal tot het bedrag van de factuur van het betreffende event of project.
8.2. Xoladio is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, zoals winstderving, reputatieschade of gemiste omzet.
8.3. Xoladio is niet aansprakelijk voor storingen bij derden (Viva.com, internetproviders, banken, stroomleveranciers).

---

9. Onderhoud en support

9.1. Xoladio levert support conform de overeengekomen modaliteiten (remote of onsite).
9.2. Xoladio is niet verplicht om support te leveren bij verkeerd gebruik of niet-toegestane wijzigingen door de Klant.
9.3. Voor extra support buiten de scope gelden de geldende uurtarieven en verplaatsingskosten.

---

10. Dataverwerking & privacy

10.1. Xoladio verwerkt persoonsgegevens conform de GDPR en haar Privacy Policy.
10.2. Voor betalingen werkt Xoladio samen met Viva.com. Voor communicatie en marketing met MailerLite en WebinarGeek.
10.3. De Klant is verantwoordelijk voor het correct informeren van zijn eindgebruikers over de verwerking van persoonsgegevens.

---

11. Overmacht

11.1. In geval van overmacht is Xoladio niet gehouden haar verplichtingen na te komen.
11.2. Onder overmacht vallen onder meer: brand, overstroming, pandemie, stroomstoringen, stakingen, storingen bij leveranciers, cyberaanvallen.
11.3. Indien de overmachtssituatie langer dan 60 dagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst te ontbinden zonder schadevergoeding.

---

12. Beëindiging

12.1. Xoladio kan de overeenkomst onmiddellijk beëindigen bij wanbetaling, fraude of ernstig misbruik door de Klant.
12.2. De Klant kan de overeenkomst enkel beëindigen met inachtneming van de overeengekomen opzegtermijnen en vergoedingen.

---

13. Intellectuele eigendom

13.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op software, ontwerpen, handleidingen, documentatie en merken berusten bij Xoladio of haar licentiegevers.
13.2. De Klant verkrijgt enkel een beperkt gebruiksrecht en mag geen kopieën, reverse engineering of sublicenties uitvoeren.

---

14. Toepasselijk recht en geschillen

14.1. Op deze overeenkomst is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.
14.2. Alle geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent (afdeling Eeklo).

---

15. Slotbepalingen

15.1. Indien een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
15.2. Xoladio mag deze voorwaarden eenzijdig wijzigen. De meest recente versie wordt steeds gepubliceerd op de website van Xoladio.
15.3. Deze voorwaarden vormen samen met de offerte en bijzondere voorwaarden de volledige overeenkomst en vervangen alle eerdere afspraken.

16. Refunds en terugbetalingen bij NFC-oplossingen

16.1. Resttegoed eindgebruikers – Bij gebruik van NFC-dragers (zoals polsbandjes of kaarten) kan het voorkomen dat een eindgebruiker na afloop van een Event niet het volledige saldo benut dat op de drager werd opgeladen.

16.2. Terugbetalingsprocedure – Xoladio voorziet, indien overeengekomen met de Klant, in een refundprocedure waarbij eindgebruikers het resterende saldo kunnen terugvragen. De modaliteiten van deze procedure (termijn, kost, platform of formulier) worden vooraf vastgelegd tussen Xoladio en de Klant en duidelijk gecommuniceerd aan de eindgebruikers.

16.3. Verantwoordelijkheid – De Klant is verantwoordelijk voor het informeren van zijn bezoekers/eindgebruikers over het bestaan en de voorwaarden van de refundprocedure. Xoladio faciliteert de technische uitvoering, maar treedt hierbij op als verwerker van transacties, niet als contractspartij van de eindgebruiker.

16.4. Kosten – Administratieve kosten die verbonden zijn aan terugbetalingen (zoals transactiekosten, bankkosten of een forfaitaire verwerkingskost) kunnen in mindering worden gebracht van het terug te betalen bedrag, mits dit voorafgaand en duidelijk wordt gecommuniceerd.

16.5. Uitbetalingswijze – Refunds gebeuren via het betaalmiddel dat door de eindgebruiker werd gebruikt om op te laden, tenzij technisch onmogelijk. In dat geval kan Xoladio of de Klant een alternatieve uitbetalingswijze voorzien.

16.6. Termijnen – Terugbetalingen worden uitgevoerd binnen een redelijke termijn na afloop van het Event, doorgaans binnen 30 dagen, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

16.7. Geen recht op terugbetaling – Eindgebruikers verliezen hun recht op terugbetaling wanneer:

• de aanvraag buiten de vastgelegde refundperiode wordt ingediend,

• er fraude of misbruik wordt vastgesteld,

• de eindgebruiker de nodige gegevens niet aanlevert om de refund uit te voeren.